Seit dem 1. August 2022 können Bargründungen von Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Unternehmergesellschaften sowie Anmeldungen zum Handelsregister vollständig digital durchgeführt werden. Ermöglicht wird dies durch das im Bundestag beschlossene Gesetz zur Umsetzung der europäischen Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG). Das physische Erscheinen vor einem Notar wird fortan bei der Gründung einer GmbH nicht mehr nötig sein, auch wenn weiterhin ein Notar die Gründung begleiten und beim Handelsregister anmelden muss. Das Online-Verfahren ermöglicht eine beschleunigte, bequeme und unkomplizierte Gründung einer GmbH. So können beispielsweise Unternehmensgründer, die verstreut in Deutschland oder im Ausland leben, auf Reisen zu einem Notar verzichten. Dennoch bleibt es bei der bewährten Beratung und Expertise von Notaren.
Einbindung eines Notars weiterhin nötig
Bisher mussten die zukünftigen Gesellschafter einer GmbH persönlich vor einem Notar erscheinen, um die Gründungserklärungen und die Satzung der GmbH beurkunden zu lassen. Sodann bereitete der Notar die Anmeldung der neuen Gesellschaft beim Handelsregister vor. An diesem Verfahren wird grundsätzlich festgehalten. Zugleich öffnet sich das Notariat der Digitalisierung. Dadurch können auch Gründer aus dem Ausland unkompliziert eine GmbH in Deutschland an den Start bringen. Das von der Bundesnotarkammer entwickelte Online-Verfahren besteht aus einer sicheren digitalen Identifizierung der Beteiligten, einer Videokonferenz mit einem Notar und elektronischen Unterschriften der Gründer unter einer elektronischen notariellen Urkunde.
Genauer Ablauf des Online-Verfahrens zur Gründung einer GmbH
Nach der Terminvereinbarung mit dem Notariat – dies geschieht online auf einer von der Bundesnotarkammer bereit gestellten Online-Plattform und einer Notar-App auf dem Smartphone der Gründer – bereitet der Notar die notwendigen Urkunden vor. Die Beurkundung erfolgt dann in einer Videokonferenz in dem Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer. Dabei identifizieren sich der oder die Gründer zunächst mit einer kostenfreien App, die das Smartphone nutzt, um ein elektronisches Ausweisdokument der Beteiligten einschließlich des digital in dem Personalausweis oder dem Reisepass hinterlegten Lichtbildes auszulesen. Sodann bespricht der Notar die Gründung mit den Beteiligten in einer Videokonferenz, verliest den Vertrag und klärt über die Risiken und Pflichten auf. Wenn alle Fragen beantwortet sind, stimmen die Beteiligten dem Vertrag zu und unterzeichnen ihn ebenso wie der Notar in der Videokonferenz mit einer digitalen Unterschrift. Die digitale Unterschrift wird auch mit Unterstützung der App der Bundesnotarkammer geleistet. Das gesamte Verfahren ist eingebettet in die hochsichere Gründungsplattform der Bundesnotarkammer (https://www.online-verfahren.notar.de/).
Bestimmte technische Voraussetzungen für eine Online-Gründung
Erforderlich für die Teilnahme an einem Online-Verfahren zur Gründung einer GmbH ist der Besitz eines deutschen Personalausweises mit eID-Funktion, eines elektronischen Aufenthaltstitels mit freigeschalteter Online-Funktion oder einer anderen europäischen eID mit Sicherheitsniveau „hoch“. Ebenso erforderlich sind ein NFC-fähiger amtlicher Ausweis, dessen Lichtbild ausgelesen werden kann, ein Smartphone zum Auslesen des Lichtbildes sowie ein Computer mit Mikrofon, Kamera und stabiler Internetverbindung.
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